5 REGOLE FONDAMENTALI PER SCRIVERE UNA MAIL FORMALE

Una comunicazione all’amministratore di condominio, una risposta ad un annuncio di lavoro, un reclamo.

Prima o poi capita a tutti di dover scrivere una mail utilizzando un linguaggio formale.

Un linguaggio adeguato può fare la differenza tra una comunicazione vincente e una perdente.

Da dove iniziare?

Ecco i 5 punti fondamentali per scrivere una buona e-mail.

#1 l’indirizzo migliore per te

Il tuo indirizzo mail è il primo biglietto da visita che proponi, quello che salta all’occhio del lettore di una mail.

Pertanto il tuo compito è scegliere un nome facile, semplice e serio, soprattutto quando il destinatario della tua mail è un soggetto che non conosci o conosci in modo superficiale.

E no.

Indirizzi come amoifiorellini@ o sonofortebello@ non aiutano la causa.

La classica mail con il proprio nome e cognome o della propria impresa è sempre la soluzione migliore.

Chiara, precisa e semplice.

#2  l’oggetto

Prima ancora di aprire la tua mail, il destinatario  trova davanti a sé l’elenco delle mail da leggere.

Pertanto l’oggetto deve immediatamente comunicare l’idea di quale sarà il contenuto della tua comunicazione.

Ottimi sono gli incipit corti e chiari, ad esempio: “candidatura spontanea al lavoro…”, “segnalazione per…”, “richiesta preventivo per…”.

L’oggetto dovrebbe contenere non più di 5/8 parole.

Quindi direi che una frase come “il vostro servizio è orribile e mi avete fatto spendere un sacco di soldi per niente” potrebbe essere sostituita da  “formale reclamo al servizio…”.

Eh si.

Anche se sei molto, molto, molto infervorato e hai tutte le ragioni per esserlo.

#3 a chi ti rivolgi?

Purtroppo (o per fortuna) esclamazioni quali “wellaaaaaa”, “bella raga” e “ciao Ciccio/a” non sono ancora sdoganate quindi toccherà rivolgerti in modo formale al destinatario.

Le frasi più gettonate sono:

 “Buongiorno, aggiungi signor/signora” se conosci il soggetto o l’oggetto è meno formale (ad esempio: informazioni su un corso di pittura).

“Egregio signor/Gentile signora” per comunicazioni più formali

“Alla cortese attenzione del dott./dott.ssa oppure signor/signora se si tratta di un indirizzo mail di un’azienda o di un Ente ed hai a che fare con una persona precisa.

“Alla corte attenzione del responsabile commerciale/amministrativo/direttore/ufficio….” se si tratta di un indirizzo mail di un’azienda o di un Ente ma non conosci la persona specifica.

#4 il contenuto

Se necessario fai una breve descrizione di te e descrivi i motivi che ti hanno indotto ad inviare la tua mail.

Ad esempio:”mi chiamo Mario Rossi, proprietario dello stabile……, scrivo per comunicare il disservizio……”

Scrivi frasi coincise che continuino ciò che è già stato descritto dell’oggetto, descrivendo la tua richiesta e facendo riferimento ad eventuali date, documenti o allegati.

Non divagare più di tanto.

Ricorda  che di solito queste mail vengono lette velocemente (e magari pensando al pranzo o al week end imminente da passare con il /la nuovo/a fidanzato/a)  quindi cerca di catturare subito l’attenzione con frasi corte e il più possibile descrittive della situazione.

Se necessiti di una risposta, ricorda di inserire i tuoi recapiti per eventuali chiarimenti.

#5 i saluti

La tentazione di scrivere “vabbè ciao!” è forte in tutti noi, ma ormai hai scritto una mail perfetta, devi chiudere in bellezza!

Ringrazia sempre il destinatario per l’attenzione riservata alla tua mail e chiudi con:

“Cordiali saluti” se la mail non richiede un formalismo puro oppure si conosce la persona a cui è diretta la mail

“Distinti saluti” se la mail è totalmente formale o non si conosce direttamente il destinatario.

Infine la tua firma (nome e cognome).

 

Ecco qui le 5 regole fondamentali per  scrivere una buona mail formale e mi raccomando, rispetta la punteggiatura, rileggi sempre il testo prima di inviare e sii breve e chiaro.

E ricorda, se vuoi risparmiare tempo o non stressarti troppo, noi possiamo scrivere al posto tuo.

Siamo a disposizione per un  preventivo!

 

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